torhengebol 2015-04-27 21:46:31

FIF policy for bruk av WebOrg 2.0

1. Om dette dokumentet

WebOrg 2.0 tilbyr en stor bredde av standard funksjonalitet for informasjonsformidling og medlemshåndtering. Dette dokumentet forklarer hovedelementene for hvordan Fossum bruk velger å utnytte funksjonene i WebOrg 2.0. Dokumentet er primært rettet mot alle våre tillitsvalgte og trenere, men er også nyttig for medlemmer som ønsker innsikt i klubbens prosesser.

 

2. Brukerdokumentasjon

Utover dette dokumentet viser vi til brukermanual for WebOrg 2.0 på leverandørens supportsider : http://support.weborg.no/ Her finnes lettfattelige forklaringer på de ulike funksjoner i systemet. En artikkel forklarer medlemmene hvordan "Min side" brukes.

 

3. Innlogging

Det finnes to ulike innlogginger i WebOrg 2.0:

  • "Min side" - en egen side hvor medlemmer håndterer sitt medlemskap, gjør betalinger mm (se bilde på "Hva gjør en medlem?)
  • Administrativ tilgang - tilgang til å legge inn / endre informasjon i løsningen: http://fossumif.weborg.no/admin Dette krever at medlemmet har fått slik utvidet tilgang fra nettsideansvarlig (alpint, fotball, langrenn/skiskyting, orientering) eller FIF administasjon.

 

4. Hjelp / support

  • Alle medlemmer - melder ønsker, feil og annet til nettsidekontakten i den aktuelle gruppe
  • Tillitsvalgte og trenere - melder ønsker, feil og annet til nettsidekontakten i den aktuelle gruppe
  • Nettsidekontakter - kontakter WebTotal support på http://support.weborg.no/ eller kontakter FIF systemeier

FIF daglig leder er systemeier og hovedansvarlig for våre nettsider

FIF nettsidekontakter:

  • Administrasjon - Tor Hengebøl - tor@fossumif.no - 92829676
  • Allidrett - Petter Tveit - petter.tveit@gmail.com - 95747871
  • Alpin - Jens Thomas Bjerkek - jtbjerk@online.no - 45002323
  • Fotball - Mette Fyrsteng - mettefyrsteng@live.no - 90070660
  • Hopp - Harald Meen - haraldmeen@gmail.com - 95037840
  • Langrenn/Skiskyting - Thomas Ramberg - thomasr@csc.no - 90821037
  • Opptur - Jan Melby - jan.melby@extrastiftelsen.no - 97507079
  • Orientering - Bent Kverme - bent@kverme.net - 90728682
  • Sykkel - Rune Fløgstad - rif@selvaag.no - 90011353
  • Trim - Ellen Bock-Svendsen - ellenbocksvendsen@hotmail.com - 91369491

 

5. Hvordan bruker hver FIF funksjon nettsidene?

Med “FIF funksjon” mener vi de ulike roller som er definerte i idrettslaget, for eks styreleder, daglig leder, gruppeleder, trener, oppmenn, foreldrekontakter, medlem etc

a. Hva gjør styreleder?

SVAR: Styreleder har tilgang til hele systemet og har full oversikt over all aktivitet klubben foretar seg i WebOrg. Det være betalinger, aktiviteter, nyhetsartikler, mm.
Styreleder er ansvarlig for at det jevnlig publiseres lederartikler på “Lederhjørnet”, vår leder blogg

b. Hva gjør AU?

SVAR: AU har ingen spesielle roller ift bruk av nettsiden. Ansvaret for å holde den levende samt videreutvikle funksjoner og struktur ligger hos daglig leder.

c. Hva gjør daglig leder?

SVAR: Daglig leder er ansvarlig for nettsiden. Dette innebærer å se til at innhold er av god kvalitet, at den brukes av de enkelte gruppene. Daglig leder er også ansvarlig for å lede an videreutviklingen av nettsiden, herunder nye funksjoner og forbedring av struktur og navigering. Daglig leder bruker nettsiden til å kommunisere bredt med medlemmene.

d. Hva gjør FIF-administrasjon?

SVAR: FIF-administrasjon utfører delegerte oppgaver fra daglig leder. Et viktig område er all medlemshåndtering for alle gruppene som er sentralisert til FIF administrasjon. Dette for å sikre god kvalitet i medlemsdata og effektive betalingsprosesser av medlemskontigenter.

e. Hva gjør ledere for gruppene?

SVAR: Ledere for gruppene sørger for at gruppen har oppdaterte nettsider til enhver tid. De sørger for at gruppen publiserer nyheter og annen informasjon på sidene sine av god kvalitet og relevans. Det er opp til gruppeleder å velge hvordan informasjonsarbeidet delegeres innen gruppen, men gruppeleder ser til at alle årgangsgrupper benytter sine årgangsnettsider aktivt.

f. Hva gjør nettsideansvarlige for gruppene?

SVAR: Nettsideansvarlig setter oppretter menystruktur og konfigurerer funksjonalitet slik at den blir tilpasset de ulke behovene på nettsiden. Nettsideansvarlige i alpint, fotball, langrenn/skiskyting og orientering har også mulighet til å tildele systemtilgang til til andre ressurser i gruppen. Nettsideansvarlig er “superbruker” og støtter gruppens brukere i bruken av nettsidene.

g. Hva gjør årgangsansvarlige?

SVAR: Årgangsansvarlige defineres som alle trenere og tillitsvalgte som leder en gitt aldersgruppe, for eks. et fotballag som G2002-1. Årgangsansvarlige sørger for at laget/treningsgruppen publiserer nyheter og annen informasjon på sidene sine. De oppretter aktiviteter, sørger for at kalenderen er oppdatert til enhver tid med minimum avtalte treningsaktiviteter samt følger opp betalinger i form av treningsavgifter.

h. Hva gjør medlemmer?

SVAR: En medlem benytter løsningen for å bli informert om aktuelle temaer samt benytter "Min side"; en egen side hvor man håndterer sitt medlemskap, gjør betalinger mm

 Min%20side.png

 

6. Bruk av WebOrg 2.0 roller

a. Hvilke WebOrg 2.0 roller skal vi bruke?

SVAR: FIF bruker følgende WebOrg roller:

  • daglig leder
  • kasserer
  • trener
  • gruppeleder
  • webansvarlig
  • markedsansvarlig
  • forfatter

b. Hvilke FIF funksjoner skal tildeles hvilke roller?

FIF Funksjon

WebOrg 2.0 rolle

Kommentar

Styreleder

Daglig leder

  

AU

Forfatter

  

Daglig leder

Daglig leder

  

Administrasjon

Kasserer

  

Gruppeleder

Trener

  

Nettsideansvarlig

Gruppeleder (de store gruppene)

Webansvarlig (de mindre gruppene)

  

Gruppestyre medlemmer

Forfatter

  

Markedsansvarlig

Markedsansvarlig

  

Årgangsansvarlige

Trener

Trenere, oppmenn etc

Medlem

Medlem

Tilgang til Min Side

c. Hvilke moduler inngår i hvilke WebOrg 2.0 roller?

SVAR:

WebOrg daglig leder:

  • Websidene
  • Nyheter
  • Innhold
  • Bannere
  • Klubbmedlemskap
  • Grupper og avdelinger
  • Idrettsregistreringen
  • Kalender
  • Administrasjonstilganger
  • Kontrollpanel
  • Finans

WebOrg gruppeleder (webansvarlig med utvidede tilganger):

  • Websidene
  • Nyheter
  • Innhold
  • Bannere
  • Grupper og avdelinger
  • Kalender
  • Administrasjonstilganger (gi adminstrative tilganger innen egen gruppe)

WebOrg webansvarlig:

  • Websidene
  • Nyheter
  • Innhold
  • Bannere
  • Grupper og avdelinger
  • Kalender
  • Administrasjonstilganger (kun se ; ikke opprette eller endre)

WebOrg kasserer:

  • Klubbmedlemskap
  • Grupper og avdelinger
  • Idrettsregistreringen
  • Kalender
  • Finans

WebOrg trener:

  • Websidene
  • Nyheter
  • Innhold
  • Grupper og avdelinger
  • Kalender

WebOrg markedsansvarlig:

  • Bannere

WebOrg forfatter:

  • Nyheter
  • Innhold

NB! Når brukere tildeles administrativ rolle, er det viktig å passe på at brukeren også tildeles KORREKTE tilganger til hhv:

  • Medlemsgrupper
  • Websider
  • Mapper i filarkivet

 

7. Viktige spørsmål vedr medlemshåndtering

a. Hvordan skal en person melde seg inn i FIF?

SVAR: Nye medlemmer melder seg inn gjennom klubbens websider.

b. Hvilken FIF funksjon skal kunne opprette et FIF medlemskap i systemet?

SVAR: Kun daglig leder, dette for å sikre god nok kvalitet på våre medlemsdata.

c. Hva skal et medlem selv kunne endre på «Min side»?

SVAR: Medlemmet kan gjennom sin side gjøre følgende:

  • Kommunisere med andre medlemmer gjennom et meldingsenter
  • Ha oversikt over medlemskap og treningsavgifter
  • Melde seg inn i diverse treningsgrupper
  • Melde seg på arrangementer i regi av klubben
  • Betale sine krav og eventuelt for andre i familien
  • Endre personalia og knytte familierelasjoner

d. Hvem gjør endringer av et medlemskap utover hva medlemmet selv kan gjøre?

SVAR: Daglig leder og FIF administrasjon

e. Hvem melder et medlem inn i en gruppe?

SVAR: Medlemmer kan selv melde seg inn i en åpen gruppe. Dersom gruppen er lukket (da er den ikke tilgjengelig fra medlemsmenyen), kontaktes FIF administrasjon. Dette kan for eksempel være Fotball senior A-lag og andre grupper som krever ekstra administrasjon.

f. Når bør grupper være åpne for innmelding for et medlem?

SVAR: Grupper er åpne for innmelding i perioden hvor gruppeavgiften også betales. Dette er i forkant av hver enkelt sesong i den enkelte idrettsgren.

g. Når bør grupper være lukket slik at nye gruppemedlemmer må legges til av FIF administrasjonen?

SVAR: Grupper hvor betalingsperioden er over, blir stengt. I tillegg stenges grupper det ikke lenger er kapasitet til å ta inn flere medlemmer.

h. Hva er årgangsansvarlig sin rolle vedr håndtering av gruppemedlemskap?

SVAR: Årgangsansvarlig administrerer sine medlemmer / utøvere.

i. Hva er nettsideansvarlig sin rolle vedr håndtering av gruppemedlemskap?

SVAR: Nettsideansvarlig er en støttespiller for gruppeleder, årgangsansvarlige og andre brukere i gruppen, bla i arbeidet med å sette opp treningsavgifter.

j. Kan nettsideansvarlige tildele administrative tilganger til medlemmer?

SVAR: Ja, nettsideansvarlige som har WebOrg rollen “Gruppeleder” kan tildele administrative tilganger til personer i sin gruppe. VIKTIG: det skal kun gis tilgang til sider, mapper og medlemsgrupper for egen gruppe (for eks FIF Orientering).

Nettsideansvarlige som har WebOrg rollen “Webansvarlig” kan ikke tildele administrative tilganger til personer, men kun se hvem som har slik tilgang.

k. Kan nye medlemmer melde seg inn i FIF direkte i systemet fra nettsiden?

SVAR: Innmelding gjøres på www.fossumif.no ved å klikke på de tre strekene oppe i venstre hjørne

l. Hvordan skal en person melde seg inn i en treningsgruppe?

SVAR: Et medlem kan melde seg inn via “Min Side” i treningsgrupper som er åpnet for innmelding

 m. Er informasjon fra de gamle sidene lagt inn i løsningen?

SVAR: Data om medlemmer er ryddet i og kopiert over på ny løsning, men annen informasjon (nyheter, filer etc) fra de gamle nettsidene er ikke konvertert. Det er opp til hver gruppe å manuelt kopiere ønsket informasjon. De gamle nettsidene er fortsatt tilgjengelig som et historisk arkiv. Behovet ble vurdert til å være viktig kun i en overgangsfase og det ble ikke prioriterte å bruke ressurser til et slikt manuelt arbeid.

 

8. Struktur på nettsidene

Alle gruppene skal følge en minimum felles struktur på nettsidene på tvers av gruppene. Utover den felles strukturen, er det opptil gruppene å utnytte mulighetene i systemet videre.

Hver gruppes hovedside skal vise følgende innhold og på følgende måte:

FIF_nettsidestruktur.JPG

Det er viktig at gruppene følger denne standardiseringen da det gjør nettsidene mye enklere å forholde seg til for medlemmer og de som vurderer medlemskap.

Her er alle punktene som skal følges, listet opp:

  • FIF logo i hovedbilde, til venstre
  • Venstre meny skal starte med:
  • - Bannerkarusell som viser Grasrotandel, Medlemsrabatter, Frivillighetsbørsen mm.
  • - 1. menypunkt: Om FIF <gruppe>
  • - 2. menypunkt: Kontakter
  • - 3. menypunkt: Treningsavgift
  • - 4. menypunkt: Treningstider
  • - 5. menypunkt: Påmelding
  • - 6. menypunkt: Grupper
  • - Deretter er det opptil hver gruppe å eventuelt legge til andre menypunkter
  • Høyre meny skal starte med
  • - Enten a) banner med logo for FIF hovedsponsor eller b) roterende bannerkarusell med logo for FIF hovedsponsor samt gruppens egne sponsorer
  • - Minikalender som viser gruppens aktiviteter
  • - Kalenderliste som viser de kommende aktivitetene i gruppen
  • - Deretter er det opptil hver gruppe å eventuelt legge til andre menypunkter
  • Alle innholdsider skal ha en overskrift
  • Alle nyheter og statisk innhold skal vise forfatter
  • Følg vårt “Regelverk for nettsider og sosiale medier”, se i Klubbhåndboken

 

9. Felles kjøreregler

a. Utforming av nyheter

  • Overskrifter skal være fengende / interessevekkende
  • Bruk ingress: hva er essensen med nyheten

b. Bruk av bilder

  • Det oppfordres til å bruke bilder i alle nyheter og statisk innhold
  • Bilder bør ikke være større enn ca 300kb

c. Hvor publisere?

  • Daglig leder er ansvarlig redaktør for hovedsiden og alle undersider til denne 
  • Leder for hver gruppe er ansvarlig redaktør for gruppens hovedside og alle undersider
  • Ingen utenfor en gruppe skal publisere på en gruppes sider uten at samtykke er innhentet